İlgili Kişinin Başvurusunun Alınması Değerlendirilmesi Yanıtlanması Prosedürü

1. AMAÇ VE KAPSAM

Veri sorumlusu sıfatını haiz Sapro Temizlik Ürünleri San. ve Tic. Anonim Şirketi’ne (“Veri Sorumlusu”) ait olan işbu Prosedür, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun (“Kanun”) 11. maddesi kapsamında “ilgili kişi” olarak sayılan hak sahiplerinin, Veri Sorumlusu tarafından işlenmiş olan kişisel verilerini konu alan başvurularını, ilgili mevzuata uygun bir biçimde Veri Sorumlusuna iletmeleri halinde; Veri Sorumlusu’nun hukuka uygun, gerekli ve yeterli şekilde aksiyon almasını sağlamak, usul ve esasları düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır. 

Veri Sorumlusu, ilgili kişilere ait kişisel verilerin öneminin ve hassasiyetinin bilincinde olup ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve bilgiye erişim haklarını kullanmalarını sağlamak amacıyla; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) doğrultusunda kişisel verileriyle ilgili başvuru yapan ilgili kişilerin taleplerini, başta Kanun ve dayanağını Kanun’dan alan ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) kararları olmak üzere ilgili mevzuat ile uyum içinde hazırlanmış işbu Prosedür’e uygun olarak yerine getirmektedir.

2. TANIMLAR

İşbu Prosedür içerisinde yer verilen teknik terimlerin karşılıkları aşağıda gösterilmektedir;

Terim	Açıklama
Kanun	6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun.
Prosedür	İlgili Kişi Başvurularının Alınması, Değerlendirilmesi ve Yanıtlanması Prosedürünü ifade eder.
Başvuru Formu	İlgili Kişi’nin Kanun m.13 uyarınca gerçekleştireceği başvurularda kullanılmak üzere Şirket internet sitesinde ve bu prosedürün ekinde yayınlanan formu ifade eder.
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan Sapro Temizlik Ürünleri San. ve Tic. A.Ş.’yi ifade eder.
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.
Kayıt Ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı ifade eder.
Kişisel veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
Kişisel Verilerin Silinmesi	Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade eder.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi	Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade eder.
Kişisel verilerin işlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulunu ifade eder.
Kurum	Kişisel Verileri Koruma Kurumunu ifade eder.
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.
Kişisel Veri İşleme Envanteri	Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri ifade eder.

 

3. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

İlgili kişi, KVKK ve yürürlükte bulunan ilgili diğer mevzuat çerçevesinde:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme;
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme;
6. KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
7. v. ve vi. maddeleri kapsamında yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir. 

Kanun’un 28/2 hükmü uyarınca, aşağıdaki hallerde zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, İlgili Kişi’nin Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan yararlanması mümkün olmayacaktır.

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

4. BAŞVURULARIN ALINMASI

1. Başvurunun Şekli

İlgili Kişi,  Kanun’un 11. maddesinde ve yukarıda sayılan hakları kapsamındaki taleplerini, kimliğini tespit edecek belgeler ile birlikte Kanun’un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in (“Tebliğ”) 5. Maddesine göre, aşağıda belirtilmiş olan yöntemlerden biri vasıtasıyla Veri Sorumlusu’na iletebilecektir.

• Şahsen başvuru yapılması halinde, yazılı başvuru, Şirketlerimizin Ortaköy Mah. İlter Bulvarı No: 27 34592 Silivri, İstanbul / Türkiye adresine, zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılması suretiyle yapılacaktır.
• Noter kanalı ile tebligat gönderilmesi yoluyla başvuru yapılması halinde, yazılı başvuru, Şirketlerimizin Ortaköy Mah. İlter Bulvarı No: 27 34592 Silivri, İstanbul / Türkiye adresine, zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılması suretiyle yapılacaktır.
• Güvenli elektronik imza ile imzalanarak Elektronik Posta yoluyla başvuru yapılması halinde, yazılı başvuru, kvkk@sapro.com.tr   e-posta hesabına, e-postanın konu bölümüne “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılması suretiyle yapılacaktır.

2. Başvurunun İçeriği

Veri Sahibi tarafından yapılacak başvurularda aşağıdaki unsurların yer alması zorunludur:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, 
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, 
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, 
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, 
• Talep konusu

Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir. Yazılı başvurularda, Veri Sorumlusu’na veya temsilcisine evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir. 

Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun Veri Sorumlusu’na ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.

3. Başvurunun Vekil veya Yasal Temsilci Tarafından Yapılması 

Kanun’da İlgili Kişinin, Veri Sorumlusu’na talepte bulunabileceği belirtilmiş olsa dahi başvuruyu İlgili Kişi’nin vekili veya kanuni temsilcinin yapmasını engelleyen bir kural bulunmamaktadır. Bu nedenle, bazı başvurular İlgili Kişi’nin tarafından doğrudan yapılmayabilir. 

Böyle bir durumda, başvuruda bulunan kişinin başvuruda bulunma yetkisinin varlığı kontrol edilmelidir. Örneğin başvuru, İlgili Kişi’nin avukatı tarafından gönderilebilir. Böyle bir durumda, avukatın yetkisini teyit etmek amacıyla avukattan vekaletname sureti talep edilmelidir. 

Çocukların Kişisel Veri’lerini ilgilendiren talepler için başvuru yasal temsilci tarafından yapılabilecektir. Böyle bir durumda da mutlaka yasal temsilcinin yetkisini belirleyen belgelerin suretleri talep edilmelidir.

4. Başvurunun Toplu Yapılması

 Toplu Başvuru Yapılması Şirket’in yapısına veya ticari niteliğine göre işlenen Kişisel Veri’lere ilişkin olarak birden fazla İlgili Kişi tarafından topluca başvuru iletilmesi mümkün olabilir. 

Örneğin, bir vekaletname ile birkaç kişinin Kişisel Veri’si hakkında başvuruda bulunabilecektir. Toplu başvuru durumunda Şirket’in her bir kişi için başvuruyu ayırarak ayrı ayrı değerlendirme yapması önerilmektedir. 

Böyle bir durumda aşağıdaki aksiyonlar alınmalıdır:

• İlgili Kişi kişilerin adına başvuru yapan üçüncü kişinin yetkisinin teyit edilmesi, 
• İlgili Kişi’nin kimliğinin teyit edilmesi.

5. BAŞVURUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ 

İlgili Kişi taleplerinin, Veri Sorumlusu tarafından en kısa sürede ve en geç başvuru tarihinden itibaren 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılması gerekmektedir. Bu süre içerisinde herhangi bir cevabın verilmemesi, başvurunun reddedilmesi veya verilen cevabın yetersiz bulunması halinde başvuru sahibi cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içinde Kurul’a şikayette bulunabilecektir.

Bu çerçevede, başvuruların etkin, hızlı ve mevzuata uygun bir şekilde sonuçlandırılması amacıyla aşağıdaki süreç işletilir:

• Her başvuru, Veri Sorumlusu tarafından görevlendirilen ekipçe kaydedilerek incelemeye alınır. Bu aşamada, başvuru sahibinin kimlik bilgileri kontrol edilerek talebi yapmaya yetkili olup olmadığı teyit edilir. Başvuru formunda belirtilen kişisel verilerin Şirket kayıtlarında bulunmaması halinde, ilgili kişiye “Şirketimiz nezdinde kişisel verilerinizin işlenmediği ve bu nedenle veri kaydınıza rastlanmadığı” bilgisi verilir.

 

• Başvurulara verilecek yanıtlarda, “Kişisel Veri İşleme Envanteri” esas alınır. İlk olarak, İlgili Kişi’nin talebinin (veri işleme amacının sorgulanması, eksik veya yanlış bilgilerin düzeltilmesi vb.) Envanter’deki hangi bölümle ilgili olduğu tespit edilir. Ardından, Envanter’de yer alan veri işleme amaçları, verilerin paylaşıldığı taraflar ve ilgili diğer kategoriler incelenerek, uygun bir cevap metni hazırlanır.

 

• Başvuru sürecine ilişkin tüm işlemler, ilgili belgeler ve sorgu sonuçları, Veri Sorumlusu tarafından görevlendirilen ekipçe ilgili mevzuat uyarınca gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınmış olduğu fiziki ortamda ve/veya elektronik ortamda saklanır.

6. BAŞVURUNUN YANITLANMASI

Veri Sorumlusu, başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür. 

Veri Sorumlusu, başvuruyu kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder. Veri Sorumlusu, cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. 

Cevap yazısı, aşağıda belirtilen bilgileri eksiksiz olarak içermelidir:

• Veri Sorumlusu veya temsilcisine ait bilgileri, 
• Başvuru sahibinin; 
• Adı ve soyadı,
• T.C. kimlik numarası (Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için)
• Uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası (yabancılar için),
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu,
• Veri Sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamaları.

 

Tebliğ’in 7. maddesi uyarınca, Veri Sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, cevap on sayfayı geçiyorsa on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez. 

Başvurunun, Veri Sorumlusu’nun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir. İlgili kişinin talebinin kabul edilmesi hâlinde, talebin gereği en kısa sürede yerine getirilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.